دوستان عزیز تا کنون دو فن از فنون مدیریت زمان را آموختیم  ، این بار سه فن دیگر را عنوان می کنیم.

1)  محدود کردن تماس‌های‌ تلفنی

به‌طور متوسط تماس‌های تلفنی‌ پیش‌بینی نشده حدود 11 دقیقه به‌ طول می‌انجامند. قسمت اعظم این‌ زمان صرف تعارفات بیهوده می‌شود.  فرض کنید تنها شش تماس تلفنی‌ در روز دارید که هر کدام 11 دقیقه‌ طول می‌کشد می‌بینید که حدود یک ساعت از وقت خود را به مکالمه‌ تلفنی اختصاص داده‌اید که بیشتر این زمان جزو زمان هدر رفته کار شما محسوب می‌شود. سعی کنید حتی الامکان این تماس‌ها را محدود کنید.

2) توانایی‌"نه‌"گفتن:

یکی از ابزارهای قدرتمند در مدیریت زمان واژهء کوچک دو حرفی‌"نه‌"است. نپذیرفتن تقاضای‌ دیگران مستلزم قدری ظرافت است‌ که باید مؤدبانه اما قاطعانه انجام‌ گیرد.

تمایل به خشنود کردن دیگران‌ و جلب توجه آنان امری است که‌ در نهاد تمام افراد وجود دارد اما این صحیح نیست که بخواهیم‌ خشنودی دیگران را به بهای‌ زیرپا گذاشتن اولویت‌های خود کسب کنیم. با نه گفتن به دیگران‌ می‌توان به مقدار زیادی در وقت‌ صرفه‌جویی کرد. برای‌"نه‌"گفتن‌ به درخواست دیگران مراحل زیر را مورد توجه قرار دهید:

مرحله اول : به دقت گوش‌ دهید و دریابید که از شما چه کاری‌ خواسته شده است.

مرحله دوم: اگر قصد دارید جواب‌"نه‌"بدهید تردید نکنید، اما این کلام را در کمال ادب ولی با قاطعیت بگویید، پاسخ‌های متزلزل،  امید کاذب در قلب درخواست‌ کننده ایجاد می‌کند.

مرحله سوم: دلیل منطقی‌ بیاورید، آوردن دلیل، کلا شما را موجه‌تر می‌کند.

مرحله چهارم: راه‌حل‌های‌ تازه عرضه کنید و با این کار حسن‌ نیت خود را نشان دهید.

3) تفویض اختیار

مدیران برای حفظ وقت و نیرو لازم است از خود سؤال کنند که‌ چه وظایفی را باید خود انجام دهند و چه وظایفی را باید به دیگران‌ تفویض کنند. تفویض کارها، در حقیقت، نوعی کارآموزی پیشرفته‌ برای دیگران و نوعی ذخیره وقت‌ برای مدیران محسوب می‌شود.

وظیفه ی یک مدیر تنها انجام‌ دادن کارها نیست، بلکه سازماندهی‌ و همکاری در به انجام رساندن‌ وظایف، قسمت مهمی از آن را تشکیل می‌دهد. مدیران قبل از انجام‌ دادن هر کاری باید از خود بپرسند که آیا در سازمان فرد دیگری وجود دارد که بتواند آن کار را انجام دهد. یکی از ابزارهای قدرتمند در مدیریت زمان‌ واژهء کوچک دو حرفی‌"نه‌"است.  نپذیرفتن تقاضای دیگران‌ مستلزم قدری ظرافت است که‌ باید مؤدبانه اما قاطعانه‌ انجام گیرد.

ارسال نظر :نام : اي ميل : سایت : نظر شما : کد امنیتی